دیجیتالی سازی کسب و کارها، بهینه سازی آینده

نیم نگاهی از منظر حقوقی

دیجیتالی سازی کسب و کارهای به چه معنا است؟

دیجیتالی‌سازی می‌تواند شامل همه چیز از خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار مانند ارتباطات و همکاری، ساده‌سازی و اتصال دیجیتالی خرید، فروش، بازاریابی و عملکردهای قانونی از طریق استفاده از فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی (AI)، تولید داده، اتوماسیون، اینترنت اشیا، 5G، فناوری دفتر کل توزیع شده، ابر و سایر پلتفرم ها باشد.

دیجیتالی شدن کل یک سازمان ضروری است و نیاز به برنامه ریزی استراتژیک و ارزیابی ریسک دارد. تیم حقوقی نقش مهمی در کمک به مدیریت فرصت‌ها و چالش‌های اغلب پیچیده قانونی، تجاری، فناوری، عملیاتی و اخلاقی دارد. بسیاری از پیچیدگی های دیجیتالی شدن، شامل افراد می شود، این فقط در مورد فناوری نیست.

یک نکته هشدار دهنده- «چیزهای جذاب» در بلندمدت کسب و کار نیز حیاتی هستند.

وقتی از سرگرم روند معمول کسب و کار هستید، می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد که دیجیتالی‌سازی را نادیده بگیرید و در عوض توجه خود را بر مرتب کردن فرآیندهای اساسی قبل از «موارد جذاب» متمرکز کنید. یک رویکرد با ریسک کمتر این است که حداقل درصدی از توجه، بودجه و منابع موجود را به سمت ایجاد ثبات آتی کسب و کار هدایت کنید.

شرکت های بزرگ فناوری اغلب بیش از 20 درصد از درآمد سالانه را صرف توسعه محصول و خدمات می کنند. چه نسبتی از ترازنامه کسب و کار شما به تحول دیجیتالی دارایی ها و خدمات اصلی شما اختصاص دارد؟

با این حال شما نمی توانید یک فرآیند ناقص را دیجیتالی کنید. این فرصت باید برای بهبود عملیات کسب و کاری به عنوان بخشی از فرآیند دیجیتالی سازی یا حتی قبل از اجرا استفاده شود.

عوامل کلیدی در دیجیتالی شدن موفقیت آمیز یک کسب و کار:

• فرهنگ نوآوری

• گردش کار مبتنی بر داده و هوش مصنوعی

• فناوری های نوظهور کاربردی

• سواد دیجیتالی افراد

• برنامه های کاربردی و سیستم های سنتی

چرا دیجیتالی سازی مهم است؟

با خودکارسازی وظایف و فرآیندهای مناسب، کسب‌وکارها می‌توانند توجه ارزشمند انسان را به جریان‌های کاری با مرتبه بالا معطوف کنند که موقعیت بازار را به حداکثر می‌رساند. ابزارها و پلتفرم‌های دیجیتال می‌توانند به کسب‌وکارها کمک کنند تا داده‌ها و عملکرد را به‌طور مؤثرتری ردیابی کنند و امکان شناسایی مناطقی را برای بهبود فراهم کنند. در یک سیستم دیجیتالی، یادگیری ماشینی تعبیه شده تطبیق الگوی بهتر و شناسایی الگو را فراهم می کند.

یک بخش حقوقی مجهز به داده‌های «مفید» می‌تواند به هیئت مدیره کمک کند تا آموخته‌های استراتژیک تجاری (فرصت‌ها و خطرات) را در تدارک آینده کسب‌وکار بگنجاند.

دیجیتالی شدن می تواند به کسب و کارها کمک کند تا عملیات خود را سرعت بخشند و سریع تر تصمیم بگیرند. علاوه بر این ابزارها و پلتفرم‌های دیجیتال می‌توانند داده‌هایی را در زمان واقعی ارائه دهند که به کسب‌وکارها کمک می کند تا به تغییرات بازار واکنش سریع نشان دهند. با این حال گاهی اوقات، سرعت می تواند با حکمرانی خوب و انطباق قانونی مخالف باشد. بخش حقوقی بهترین موقعیت را دارد تا به کسب و کار کمک کند تا تعادل بین حرکت سریع و عملیات قانونی منظم را ایجاد نماید.

دیجیتالی شدن در حال حاضر هسته اصلی کسب و کار است و لازم است تیم حقوقی به طور معناداری با آن تعامل داشته باشد.

صنعت زمانی در بهترین حالت خود قرار می گیرد که تلاش های خلاقانه با بهبود فرآیند همراه باشد. بهترین نوآوری به حائل های محافظ (نه گلوگاه) از بخش حقوقی نیاز دارد. برای انجام این کار به شکل درست و نه ایجاد گلوگاه، دپارتمان حقوقی به بودجه، آموزش و منابع مناسبی نیاز دارد که از تحول دیجیتال خود پشتیبانی کند. مشاور حقوقی ارشد باید از هیئت مدیره برای این منظور دفاع کند.

تیم حقوقی چگونه به دیجیتالی شدن کمک می کند؟

دپارتمان‌های حقوقی باید اطمینان حاصل کنند که دارای تخصص قانونی مناسب برای شناسایی و پیاده‌سازی بستر و زیرساخت‌ها و معماری فرآیند (مانند اتخاذ راه‌حل‌های مبتنی بر ابر)، به‌گونه‌ای که در سطح جهانی مطابقت داشته باشد و خطرات قانونی را به حداقل برساند، هستند. همزمان امنیت سایبری مؤثر و مدیریت داده ها را فراهم می کند.
وکلا در سطح جهانی وظایف قانونی دارند که مستلزم استفاده کارآمد از فناوری است. وظایفی که باید به نفع مشتری خود عمل کنند و خدمات حقوقی را ارائه دهند. با شایستگی، مشاوره روشن و به موقع ارائه دهند و اطمینان مشتری خود را به صورت دیجیتالی معنای جدیدی پیدا کنید. به طور فزاینده‌ای باید از ابزارهای دیجیتالی استفاده کنید که نتایج دقیق‌تر و سریع‌تری ارائه می‌دهند و همچنین از امنیت حقوقی با حفظ حریم خصوصی داده‌ها و امنیت سایبری محافظت می‌کنند.

  مسائل حقوقی مرتبط با دیجیتالی شدن

عبارتند از:

• حریم خصوصی و امنیت سایبری (از جمله نقض)

• تهیه و پیاده سازی ابزارها و بسترهای فناورانه

• محیط زیست، اجتماعی و حاکمیت (ESG)

• سرمایه گذاری و تامین مالی در فناوری نوظهور

• مشارکت و پروژه های شخص ثالث در فناوری نوظهور

• مسائل نظارتی جدید و نوظهور

• ورشکستگی، تجدید ساختار و اختلافات

• قرار گرفتن در معرض ابزارهای قانونی جدید (مانند قراردادهای حقوقی هوشمند)
  

واحدهای حقوقی باید این موارد را اولویت بندی کنند:

• انتخاب فناوری مناسب برای هدف

• استفاده صحیح از فناوری، از جمله درک خروجی های آن.

• درک خطرات مرتبط با تکنولوژی دیگر

• به چالش کشیدن یا تفحص درباره فناوری

تلاش ها برای دیجیتالی سازی باید در چه مواردی متمرکز شود؟

1- حکمرانی Governance

حکمرانی ضعیف می‌تواند به شکل فقدان صدا (یا عدم شنیده شدن!)، مسئولیت‌پذیری ضعیف، انگیزه‌های نادرست، عدم شفافیت یا عدم هماهنگی با سرعت و اولویت‌های کسب و کاری باشد. واحد حقوقی می تواند نقش رهبری را در طراحی و اجرای حاکمیت ایفا کند. در میان مدت قراردادهای حقوقی هوشمند ابزار نهایی در انبار مهمات دپارتمان حقوقی خواهد بود.

قراردادهای حقوقی هوشمند عملکرد کسب و کاری (از جمله گزارش‌دهی) را خودکار می‌کند و اطلاعات کسب و کار داخلی و خارجی را از طریق جمع‌آوری داده‌های ساختاریافته در معرض نمایش قرار می‌دهد. با گذشت زمان، داشبوردها و نمکایشگرها به طور فزاینده‌ای به ارائه شرایط لحظه ای کسب‌وکار و تصمیم‌گیری توصیه‌شده با استفاده از قراردادهای حقوقی هوشمند وابسته خواهند شد.

2- استعداد Talent

در سراسر کسب و کار، اگر فرایندها دیجیتالی شود، کارمندان به زمان و منابع بیشتری برای ارتقاء مهارت و کار با تیم های دیگر نیاز دارند. اغلب شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) از طریق سلسله مراتب عمودی اعمال می‌شوند، در نتیجه تحول دیجیتالی که شامل زمان صرف پروژه‌ها و تیم‌های افقی و چند رشته‌ای می‌شود، می‌تواند خارج از حوزه های پاداش قرار گرفته و مجازات هایی برای اعضای نوآور تیم در بر داشته باشد. بخش حقوقی می تواند با کمک به هیئت مدیره در ایجاد مسیرها و مشوق هایی برای افرادی که زمان بیشتری را صرف یادگیری و تغییر شغل روزانه خود می کنند (در حالی که هنوز مشغول انجام وظیفه خود هستند) کمک کند.

داده ها نشان می دهد که موفق ترین تحول دیجیتال، به دست افراد برتر و مستعد در حوزه تغییر با دانش بین رشته ای (مثلاً مهارت های IT و حقوقی) صورت می گیرد که مسیرهای غیر سنتی را برای کمک به طراحی و تقویت سازمانی امکان پذیر می نمایند.

3- امنیت سایبری و حریم خصوصی

در پلت‌فرم‌های دیجیتال آسیب پذیری های جدیدی مطرح می‌شوند. با سیستم‌های متفاوت و جریان‌های عظیم داده در ابزارهای مختلف، خطر افشا یا سوء استفاده از داده‌ها در حال افزایش است. سازمان‌ها باید بدانند چه زمانی داده‌ها جمع‌آوری شده، کجا و چگونه ذخیره می‌شوند و چه مجوزهایی در اطراف آن تنظیم می گردند. دپارتمان‌های حقوقی می‌توانند برای بالا بردن خطرات تجاری و اعتباری مرتبط با سوء استفاده از داده‌ها، به ویژه در پرتو نقض‌های مرتبط با امنیت سایبری و حریم خصوصی، فعال باشند.

4- تنظیم مقررات و انطباق ها Regulatory & Compliance

در کوتاه مدت دیجیتالی شدن می تواند کار انطباق را برای تیم های حقوقی زمان بر و پیچیده تر کند. ابزارهای دیجیتال برای تکمیل فرایندهای حقوقی در ردیابی، نظارت و گزارش در مورد نیازهای مرتبط در حال تکامل هستند. از نظر قانونی در مسئولیت مسائل مربوط به انطباق و ارائه ابزار مناسب برای کار نقش دارد.

5- وظایف قانونی

به عنوان یک مقام اجرایی، افراد زمانی موظف به استفاده از فناوری زمانی هستند که کارآمدتر از ورودی دستی باشد. رویکرد شایستگی به درک و کاهش خطرات  استفاده از فناوری در ازای افزایش کارآمدی  توجه دارد.

6- ESG

دیجیتالی شدن می تواند ردپای محیطی و اجتماعی سازمان از جمله قدرت تغییر و تحول، جابجایی نیروی کار از طریق اتوماسیون، یا تولید زباله های الکترونیکی را تغییر دهد. در حالی که خطرات جدیدی وجود دارد، فرصت های اساسی برای شفافیت، تأیید و انطباق با تعهدات ESG شما از طریق دیجیتالی کردن نیز وجود دارد.

پیاده سازی راه حل

هر گونه مدیریت تغییر کل نگر بر فرهنگ و انطباق سازمانی تأثیر خواهد گذاشت. به عنوان مثال چندین نقطه تصمیم گیری برای شرکت وجود دارد که باید در ایجاد یک رویکرد تیمی بین رشته ای در نظر گرفته شود و این که آیا این با شرایط فرهنگی فعلی شرکت مطابقت دارد یا به مدیریت تغییر قابل توجهی نیازمند است. در حالی که چالش‌هایی در رویکرد تیمی چند رشته‌ای وجود دارد، مزایای آن یکپارچگی قوی‌تر و فرصت‌های ارتباطی در شرکت است. چندین زمینه وجود دارد که تیم حقوقی می تواند در آنها اقدام کند:

حاکمیت - نقش استراتژیک در طراحی و اجرای فرآیندهای حکمرانی، مانند:

  ثبت ریسک: ثبت ریسک در سطح شرکت باید به طور مرتب مطابق با تغییرات نظارتی، شیوه های عملیاتی تجاری و آینده نگری به روز شود. حقوقی باید انتظار داشته باشد که رویه‌های بررسی دقیق، مدیریت حریم خصوصی داده‌ها و سیاست‌های رضایت، تصمیم‌گیری‌های مربوط به خطرات امنیتی و امنیت سایبری و خطرات به‌روزرسانی مرتبط با رعایت مقررات و سیاست‌ها را به‌روزرسانی کند.

استراتژی یکپارچه سازی: استراتژی ایجاد یک برنامه دقیق برای فرآیند یکپارچه سازی مورد نیاز است. این استراتژی باید شامل جدول زمانی و تعیین اهداف برای نقاط عطف کلیدی در طول مسیر باشد. سازمان‌ها همچنین باید اطمینان حاصل کنند که منابع لازم را در اختیار دارند، مانند منابع مالی و پرسنل ماهر که هم با فناوری جدید و هم با شیوه‌های موجود در سازمان آشنا هستند.

چک لیست‌های بررسی دقیق: قبل از سرمایه‌گذاری مجموعه‌ای دقیق از فعالیت‌ها شامل بررسی تامین‌کننده و قرارداد، ممیزی یکپارچگی سیستم، ارزیابی‌های امنیتی، بررسی مجوز، بررسی تضاد منافع و بررسی سیاست‌های تامین‌کننده مورد نیاز است از نظر قانونی می توان چک لیست های تجویز شده و همچنین مواد راهنمایی منعطف تری را برای فعالیت های قبل از سرمایه گذاری ایجاد کرد.

دستورالعمل های ریسک شخص ثالث: راهنمایی و پشتیبانی اجرایی به کسب و کار برای مدیریت مستمر اشخاص ثالث ممکن است شامل برنامه‌های بررسی انطباق، آموزش خطوط قرمز، و محرک‌های خودکار باشد.

ممیزی های امنیتی: با توجه به اطلاعات زیادی که به صورت الکترونیکی جمع آوری می شود، سازمان ها باید اطمینان حاصل کنند که اقدامات امنیتی داده های آنها به روز و برای محافظت از اطلاعات حساس در برابر سرقت یا از دست دادن کافی است. این ممکن است شامل استفاده از روش‌های رمزگذاری، اجرای پروتکل‌های رمز عبور قوی، یا پیاده‌سازی سیستم‌هایی برای نظارت بر دسترسی و فعالیت باشد. علاوه بر این، داشتن پروتکل‌های جامع امنیت سایبری، از جمله برنامه‌های آموزشی کارکنان و طرح‌های واکنش به حادثه در صورت نقض، مهم است.

استعداد - استخدام، ارتقاء مهارت و برداشت دانش در سراسر سازمان (دانش فنی):

استخدام مهارت‌های جدید: استخدام تیم حقوقی با پیشینه‌های فنی، مانند تجربه کدنویسی، علم داده یا معماری سیستم، یک گام منطقی برای تسریع دانش دیجیتالی‌سازی خواهد بود. تیم های حقوقی می توانند با واحد منابع انسانی کار کنند تا معیارهای استخدام و ابزارهای ارزیابی را برای سواد دیجیتالی استخدام کنندگان قانونی خود ایجاد نمایند.

سرمایه گذاری در آموزش: سازمان های پیشرو در حال سرمایه گذاری در آموزش هستند. با ارائه جلسات آموزشی به کارکنان یا کمک به آنها در یادگیری از دیگران در موقعیت‌های مشابه، سازمان‌ها می‌توانند به افراد کمک کنند هنگام پذیرش سیستم‌ها و فناوری‌های جدید، آمادگی و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشند. این نه تنها دانش را افزایش می دهد، بلکه مؤثرترین سازمان ها گزارش می دهند که آموزش و توسعه کارکنان داخلی در نهایت هزینه ها را کاهش می دهد.

ابزارها - بخش حقوقی می تواند از گذار دیجیتالی شدن با ابزارهایی برای استفاده خود پشتیبانی کند - تا کارایی و استحکام تجزیه و تحلیل های حقوقی را افزایش دهد.

منبع: String & Rose Summer 22/23