9 الگوی طراحی سازمان

تا حدود 20 سال پیش، شرکت ها هر چند سال یا حتی چند دهه یک بار طراحی مجدد سازمانی را تجربه می کردند.

اکثر مدیران ارشد ممکن است در زمان فعالیت حرفه ای خود چند دفعه این تجربه را داشته باشند.

با این حال، اتوماسیون و فشارهای رقابتی شروع به تسریع سرعت تغییرات سازمانی کرده بود.

در سال 2015، تغییر سازمانی به یک روش زندگی تبدیل شد.

در یک مطالعه مک کینزی، 60 درصد از سازمان ها خود را در دو سال گذشته بازطراحی کرده بودند.

25 درصد دیگر سه سال یا بیشتر این کار را انجام داده بودند.

سپس همه‌گیری ویروس کرونا در 2020 رخ داد و تغییرات گسترده‌ای را ایجاد کرد.

اکثر شرکت‌ها در عرض چند ماه تغییراتی را تجربه کردند که معمولاً در طول یک دهه اتفاق می‌افتاد.

در گذشته پیش از شروع تغییر، زمان داشتیم تا خود را با تغییر وفق دهیم، اما سازمان‌های موفق امروزی تغییر را به عنوان یک روش زندگی پذیرفته‌اند.

ما در مورد جابجایی مبلمان صحبت نمی کنیم. تغییرات جدید به طور کامل نحوه کار ما را تغییر می دهد.

درست است، بسیاری از کسب‌وکارها تنها با مقابله و امید به زنده ماندن، منتظر بازگشت شرایط پیش از کووید هستند.

از سوی دیگر موفق‌ترین‌ها، در صدد اتخاذ مدل‌های طراحی سازمانی جدیدی هستند که تغییرات را پیش‌بینی می‌کنند و آن را می پذیرد و به‌طور خودجوش نحوه کارشان را تغییر می‌دهند.

در این مقاله، مدل‌های سازمانی سنتی و نحوه استفاده از آنها برای همسویی ساختار و عملیات با استراتژی‌های تجاری را بررسی می‌کنیم.

 نشان خواهیم داد که چگونه آن مدل‌ها همچنان می‌توانند به‌عنوان ابزارهای تشخیصی برای درک مکان‌هایی که عوامل مختلف سازمانی می‌توانند از تعادل خارج شوند، عمل کنند.

سپس نشان خواهیم داد که چگونه سازمان‌ها از مدل‌های ایستا برای تشخیص و همسویی به مدل‌های منعطف تغییر کرده‌اند که این نکته به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تغییرات مستمر و پویا سازگار شوند.

فهرست مطالب این مقاله:

طراحی سازمانی چیست؟

هدف از مدل های طراحی سازمانی چیست؟

مدل های تشخیصی

مدل های تحول آفرین

مدل های تجربی

مدل سازماندهی انعطاف پذیر

انتخاب مدل طراحی سازمانی

طراحی سازمانی چیست؟

طراحی سازمانی به چگونگی ساختار یک سازمان برای اجرای برنامه استراتژیک و دستیابی به اهدافش اشاره دارد.

این بدان معناست که نوع بهینه طراحی سازمانی توسط استراتژی سازمان تعیین می شود.

طراحی سازمانی ایجاد بهترین ساختار برای موارد زیر است:

اجرای استراتژی در رابطه با محیط خارجی و نقاط قوت، ضعف، شایستگی و سبک رهبری منحصر به فرد داخلی سازمان.

بهترین شیوه طراحی سازمانی وجود ندارد.

هر سازمانی نیازهای متفاوتی دارد.

پیروی از روش‌ها و رویکردهای سازمانی دیگر به موفقیت پایدار منجر نمی‌شود.

در نتیجه، طراحان سازمان از چارچوب ها استفاده می کنند، نه نسخه ها.

هدف از مدل های طراحی سازمانی چیست؟

مدل طراحی سازمانی یک چارچوب مفهومی است که سازمان از آن برای موارد زیر استفاده می کند:

وضعیت فعلی آن را تشخیص دهید، وضعیت آینده را تجسم کنید که موفق خواهد شد، و هویتی – هدف، ارزش و فرهنگ – برای کمک به پیشرفت سازمان ایجاد کنید.

مدل های تشخیصی

بیشتر مدل های سازمانی شناخته شده ای که امروزه مورد استفاده قرار می گیرند در دهه های 70 و 80 سرچشمه گرفته اند.

سازندگان آن‌ها سازمان‌ها را از مدل‌های سلسله مراتبی عصر صنعتی به ساختارهای مسطح‌تر و پاسخگوتر منتقل می‌کردند.

سازمان ها در طراحی سازمانیT اولویت ها و چالش های متفاوتی دارند.

درک مدل‌های طراحی سازمانی سنتی می‌تواند به شما در انتخاب ابزار مناسب برای تشخیص و تغییر مدل‌های عملیاتی خود کمک کند.

مدل طراحی 7S مک کینزی

احتمالا شناخته شده ترین و مورد استفاده ترین مدل طراحی، مدل مک کینزی بوده است.

هدف آن تحلیل اثربخشی سازمانی از طریق تعاملات هفت عنصر کلیدی است.

شما این کار را با بررسی یک عنصر یا مشاهده آنها فقط در رابطه با استراتژی انجام نمی دهید، بلکه آنها به طور کلی با هم هماهنگ و همسو می شوند.

اول، عناصر "سخت" ساختار، استراتژی و سیستم ها:

استراتژی نحوه رقابت شرکت در بازار را مشخص می کند.

ساختار نحوه سازماندهی عملکردهای تجاری است که در نمودار سازمانی منعکس شده است.

سیستم ها چارچوب تصمیم گیری، فرآیندها و رویه هایی هستند که تعیین می کنند شرکت چگونه تجارت می کند.

مدیریت این عناصر نسبت به عناصر «نرم» مهارت‌ها، کارکنان، سبک و ارزش‌های مشترک آسان‌تر است:

مهارت‌ها توانایی سازمان برای انجام کار است که معمولاً در چارچوب شایستگی تعریف می‌شود که آنها را از شایستگی‌های سازمان به دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های فردی و تجزیه و تحلیل مدیریت آنها همسو می‌کند.

کارکنان، شکل نیروی کار و نحوه مدیریت آن است.

سبک، به نحوه مدیریت سازمان توسط رهبران سطح بالا و ارزش نمادینی که به ذینفعان ارائه می دهند اشاره دارد.

ارزش‌های مشترک، هنجارها و استانداردهایی هستند که رفتار را در هر سطحی از سازمان هدایت می‌کنند و در نتیجه هسته اصلی مدل 7s را تشکیل می‌دهند.

مزایای مدل 7s

ارزش مدل مک کینزی به جای تمرکز بر استراتژی و ساختار، عناصر حیاتی را متعادل می کند.

این می تواند در طول ادغام و اکتساب برای گرد هم آوردن عناصر و فرآیندهای عملکردی مفید باشد.

7s همچنین به اعمال سیاست‌ها، مقررات و استراتژی‌های تدوین‌شده توسط رهبران کسب‌وکار کمک می‌کند.

می‌توانید از این مدل برای توسعه تجزیه و تحلیل برای اندازه‌گیری تأثیر تغییرات استفاده کنید.

معایب مدل 7s

مدل مک کینزی شامل برنامه عملیاتی برای مدیریت تغییر نمی شود.

این مدل تجزیه و تحلیل ایستایی از تعادل همه عناصر سازمانی است.

انتقادهایی وجود دارد که به درونی بودن و عدم توجه به عوامل بیرونی در این مدل وارد است.

با این حال، تدوین استراتژی طبق تعریف شامل تجزیه و تحلیل عوامل خارجی است.

این مدل به صراحت اثربخشی یا عملکرد سازمانی را توضیح نمی دهد.

مدل 7s به دلیل خاص نبودن در شناسایی شکاف ها در استراتژی یا اجرا، مورد انتقاد قرار گرفته است.

باید در نظر داشته باشیم که شرکت مشاوره ای مک کینزی، مانند سایر شرکت های مشاوره، مدل های خود را به عنوان چارچوبی برای مشاوره طراحی سازمانی توسعه داده است.

 

مدل ستاره ای جی گالبریث

مدل ستاره چارچوبی برای تأثیرگذاری بر رفتار کارکنان از طریق «سری سیاست‌های طراحی» قابل کنترل توسط مدیریت است:

استراتژی اهداف و مقاصد، ارزش‌ها و مأموریت‌ها و «جهت اصلی شرکت» را تعیین می‌کند.

این "معیارهای انتخاب از بین اشکال سازمانی جایگزین" را تعیین می کند تا استراتژیست ها را قادر سازد اهمیت نسبی فعالیت ها را انتخاب کنند.

ساختار بر اساس تجزیه و تحلیل در چهار حوزه، محل قدرت و اختیار را در سازمان تعیین می کند:

        تخصص به تخصص های شغلی مورد نیاز برای انجام کار اشاره دارد.

        شکل تعداد افراد در واحدهای سازمان یا دامنه کنترل در هر سطح را توصیف می کند.

    توزیع قدرت می تواند عمودی باشد و تعیین کند که سازمان چقدر مسطح یا سلسله مراتبی است.

همچنین می‌تواند جانبی باشد و به انتقال قدرت به بخش‌هایی اشاره دارد که با مسائل حیاتی سروکار دارند.

  دپارتمان سازی عبارت است از تشکیل واحدهای سازمانی در ابعاد عملکردها، فرآیندهای گردش کار، بازارها، مشتریان و جغرافیا.

   فرآیندها جریان اطلاعات و فرآیندهای تصمیم گیری در ساختار سازمانی هستند.

فرآیندهای عمودی بودجه و استعداد را تخصیص می دهند، در حالی که فرآیندهای افقی (جانبی) جریان کار هستند.

  پاداش ها اهداف کارکنان را با اهداف سازمانی هماهنگ می کند. برای انجام این کار، آنها باید با سایر اجزای طراحی هماهنگ شوند.

   افراد به همسویی سیاست ها و کارکردهای منابع انسانی برای توسعه افراد و قابلیت های سازمانی اشاره دارد.

 

مزایای مدل ستاره گالبریت

گالبریت مدل خود را با مجموعه گسترده ای از کتاب ها و راهنماها پشتیبانی می کند.

مدل از توصیف دقیق عناصر و تعامل بین آنها پشتیبانی می کند.

معایب مدل ستاره

فرهنگ و هدف را به عنوان عوامل انگیزشی مورد توجه قرار نمی دهد.

در عوض، بر یک رویکرد ظاهراً متکی به انگیزه انسانی تکیه دارد.

مدل شامل ورودی و خروجی نمی شود.

مدل شش جعبه ای ویزبورد

مدل شش جعبه ویزبورد مدل ماروین وایزبورد که در سال 1976 ارائه شد، دستاورد او در ایجاد "ابزار کاری که هر کسی می تواند از آن استفاده کند" ناشی می شود.

او نوشت که این به او کمک کرد تا به سرعت چارچوب تشخیصی خود را "از مسائل بین فردی و گروهی به زمینه های پیچیده تر که در آن سازمان ها مدیریت می شوند" گسترش دهد.

او با در نظر گرفتن این شش عنصر به صورت تابش بر روی صفحه رادار، نحوه مدیریت رابطه را نشان می‌دهد، درست همان طور که کنترل‌کننده‌های ترافیک هوایی با فاصله، ارتفاع و سرعت هواپیما کار می‌کنند.

مانند سایر مدل های طراحی سازمانی، مدل شش جعبه یک ابزار تشخیصی است که برای درک روابط و تعادل عناصر طراحی شده است.

هدف: ما در چه شغلی هستیم؟

ساختار: چگونه کار را تقسیم کنیم؟

روابط: چگونه تعارض را مدیریت کنیم (هماهنگی بین مردم؟ با چه فناوری هایی؟

پاداش: آیا انگیزه ای برای انجام تمام کارهایی که نیاز به انجام دارد وجود دارد؟

رهبری: آیا کسی جعبه ها را در تعادل نگه می دارد؟

مکانیسم های مفید: آیا ما فناوری های هماهنگ کننده کافی داریم؟

رویکرد ویزبورد مشابه رویکرد گالبریت است.

هر یک می تواند به عنوان یک ابزار تشخیصی مفید باشد.

مانند گالبریت، ویزبورد از استفاده از مدل های خود از طریق مجموعه گسترده ای از نوشته ها و راهنماها پشتیبانی می کند.

 

مزایای مدل شش جعبه

اطلاعات و ورودی را از منابع داخلی و خارجی بررسی می کند.

ساختارهای ارتباطی را برای پردازش موثر اطلاعات تجزیه و تحلیل می کند.

هر جعبه بحث را با سؤالات تشخیصی برای چارچوب تجزیه و تحلیل آغاز می کند.

این مدل با هدف شروع می شود، که در مدل های بعدی بسیار مهم است.

معایب مدل شش باکس

به نظر نمی‌رسد که این مدل برای تعادل صحبت کند، که ممکن است خطر تمرکز بیش از حد روی برخی از عناصر را به قیمت برخی دیگر ایجاد کند.

مدل های تحول آفرین

همان طور که تمرین و روش های طراحی سازمانی به بلوغ رسیده اند، تمرکز بر مدیریت تغییرات موفق بیشتر از تشخیص است.

در حالی که مدل‌های تغییر هنوز هم می‌توانند ابزارهای تشخیصی عالی باشند، آنها بیشتر نگران سفر به سمت اثربخشی بیشتر هستند.

آنها همچنین بیشتر بر روی عوامل انسانی عملکرد سازمانی تمرکز می کنند.

مدل تبدیل

مرکز طراحی سازمانی مدل تحولی را در سال 1995 ایجاد کرد.

این یک چارچوب طراحی سازمانی با دو هدف است:

کمک به رهبران برای درک سازمان خود و هدایت یک طراحی مجدد موفق.

این مدل شامل هشت متغیر است که زمینه یک سازمان را تشکیل می دهند.

هدف درک و مدیریت متغیرها برای دستیابی به تعادل است.

محیط. سازمان یک سیستم زنده است که تنها در صورتی می تواند زنده بماند که «هماهنگی با محیط خارجی خود» را حفظ کند.

این محیط شامل رقابت و «فضای حقوقی، اجتماعی و سیاسی» است.

استراتژی در مورد چگونگی رقابت سازمان با افزودن ارزش برای مشتریان است.

این شامل اهداف عملکرد و سیستمی برای رشد است.

این در مورد این است که سازمان به کجا می رود.

فرآیند اصلی جریان کار در سازمان و تمام فناوری و منابع توانمند است.

تمام فعالیت های تجاری دیگر را حول فرآیندهای اصلی سازماندهی می کند.

ساختار توضیح می دهد که چگونه کسب و کار افراد را حول فرآیندهای تجاری سازماندهی می کند.

این به ما کمک می کند تا مرزها، نقش ها، مسئولیت ها و روابط گزارش دهی را درک کنیم.

سیستم ها فعالیت ها و وظایفی هستند که کار را سازماندهی و هماهنگ می کنند.

ما احتمالاً عادت داریم که آنها را توابع بنامیم.

نکته جالب توجه، نکته جانبی مرکز است: "موثرترین سیستم ها اغلب ساده ترین هستند."

فرهنگ این است که سازمان واقعاً چگونه عمل می کند و چگونه استراتژی را به عمل تبدیل می کند.

نتایج معیارهایی هستند که نشان می دهد سازمان چقدر خوب عمل می کند.

معیارهای به خوبی طراحی شده مبنایی برای درک عملکرد هستند.

رهبری اهداف را تعیین می کند و بر نتایج نظارت می کند، چشم انداز و استراتژی را تعریف می کند و سازمان را طراحی می کند.