طراحی سازمان: راهنمای کاربردی

طراحی سازمانی به همان اندازه که یک علم است هنر است.
فرآیند ایجاد سیستمی که در آن افراد بتوانند با یکدیگر برای دستیابی به اهداف مشترک همکاری کنند، بسیار پیچیده است و هیچ راه واحد و ثابتی برای انجام درست آن وجود ندارد.
در این مقاله توضیح خواهیم داد که طراحی سازمانی چیست، چه چیزی باعث طراحی سازمانی می شود، چگونه یک سازمان را طراحی کنیم و چگونه می توان یک طراحی موثر را از نظر اثربخشی سازمانی سنجید.

طراحی سازمانی چیست؟

شروع با یک تعریف فنی:

طراحی سازمانی، مدیریت و اجرای برنامه استراتژیک یک سازمان است.

این بدان معنی است که استراتژی سازمان، طراحی سازمانی بهینه را تعیین می کند.

علاوه بر این، به این معنی است که واقعاً هیچ گونه بهترین شیوه طراحی سازمانی وجود ندارد.

طراحی سازمانی بیشتر در مورد ایجاد بهترین تناسب بین انتخاب های استراتژیک سازمان و محیط سازمانی است.

طراحی سازمانی با جهت گیری استراتژیک شرکت، به نام چشم انداز، مأموریت و اهداف شرکت تعیین می شود.

این موارد منجر به استراتژی هایی می شود که شرکت با آن رقابت می کند و از طریق طراحی سازمانی امکان پذیر است.

به عنوان مثال، شرکت A در یک بازار مستقر فعالیت می کند و به دنبال حفظ موقعیت خود است.
این شرکت یک استراتژی رهبری کم هزینه با تمرکز بر کارایی خواهد داشت.
از نظر طراحی سازمانی، این شرکت دارای اختیارات قوی، متمرکز، کنترل دقیق و بسیاری از رویه های عملیاتی استاندارد خواهد بود.

شرکت B یک سازمان نوآورانه و با رشد سریع است که بر یادگیری تأکید دارد.
این شرکت دارای طراحی روانتر و انعطاف پذیرتر، ساختار بسیار غیرمتمرکزتر، کنترل آزادتر است، کارکنان مستقیماً با مشتریان کار می کنند و برای خلاقیت و ریسک پذیری پاداش دریافت می کنند.

در شرکت A، ریسک پذیری و شکست مجازات می شود، در حالی که در شرکت B، به احتمال زیاد پاداش، ارزیابی می شود و آموخته های پروژه شکست خورده به عنوان پله ای برای یک پروژه جدید استفاده می شود.

5 اصل طراحی سازمانی

در طراحی سازمان، دقیقاً چه چیزی را طراحی می کنیم؟

این جا است که پنج اصل طراحی سازمانی وارد می شود:

نقطه شروع ما برای این کار کتاب طراحی سازمان های موثر اثر گولد و کمپبل است.

گولد و کمبل پنج اصل طراحی سازمانی را پیشنهاد می کنند.

طراحی سازمانی تعاملی میان پنج اصل است.

هر اصل آزمون خاص خود را دارد تا ببیند آیا وضعیت فعلی معتبر است یا خیر.

 در ادامه با مثال های مختلف آن را ملموس تر خواهیم کرد.

1. اصل تخصص.

این اصل بیان می کند که برای تشویق توسعه مهارت های تخصصی باید مرزهایی وجود داشته باشد.

آزمون در این جا این است که آیا فرهنگ‌های تخصصی، که نهادهایی هستند که باید با بقیه سازمان‌ها متفاوت باشند، از تأثیر فرهنگ غالب محافظت کافی دارند؟

2. اصل هماهنگی

این اصل بیان می کند که فعالیت هایی که انجام می شود باید در یک واحد هماهنگ شود.

این واحد می تواند واحد تجاری، عملکرد تجاری، واحد همپوشانی (هماهنگ کننده افقی)، واحد تجاری فرعی، واحد تأمین منابع، واحد خدمات مشترک، واحد پروژه یا واحد مادر باشد.

آزمون در این حالت این است که آیا نیاز به هماهنگی بین بخش‌ها وجود دارد که انجام آن دشوار است.

این «پیوندهای دشوار» پیوندهایی هستند که در آن شبکه‌های معمولی مزایای هماهنگی را ارائه نمی‌کنند.

در این صورت، هماهنگی باید آسان‌تر شود و یا مسئولیت در یک واحد واحد گذاشته شود.

در ادامه نشان خواهیم داد که واحدهای مختلفی می توانند در طراحی سازمانی مورد استفاده قرار گیرند.

3. اصل دانش و شایستگی

این اصل بیان می‌کند که مسئولیت‌ها باید به فرد یا تیمی که برای انجام آن‌ها مناسب‌تر است، اختصاص داده شود.

این بدان معنی است که وظایف توسط سطوح بالاتر بر اساس دانش و مزیت رقابتی آنها تعریف می شود می شود.

اگر این طور نیست، آنها باید در جایگاه پایین تری در سازمان قرار گیرند.

این بدان معنی است که مدیر عامل نباید در هر تصمیمی دخالت داشته باشد - به ویژه نه تصمیماتی که متخصصانی با دانش بسیار بیشتر در مورد موضوع را نیاز دارد.

نقش اصلی مدیر عامل خلق تصویر کلان و ایجاد تعادل بین تصمیمات پیچیده ای که بر سازمان و استراتژی تأثیر می گذارد است.

4. اصل کنترل و تعهد

این اصل در مورد داشتن کنترل مؤثر از یک سو و حفظ تعهد و اعتماد از سوی دیگر است.

این اصل همیشه نشان دهنده یک تعادل است.

آزمون در این جا داشتن یک فرآیند کنترلی است که با مسئولیت واحد و مقرون به صرفه برای اجرا و ایجاد انگیزه برای افراد در واحد هماهنگ باشد.

این بدان معنی است که مدیر عامل تصمیم خرید برای یک صفحه کلید 30 دلاری را نمی دهد - این امر بسیار بی انگیزه کننده خواهد بود و کنترل چنین هزینه های کوچکی باید در سازمان کمتر و با کلیت جریان ها هماهنگ شود.

5. اصل نوآوری و سازگاری

این اصل بیان می کند که ساختارهای سازمانی باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشند تا بتوانند خود را با جهانی در حال تغییر سازگار کنند.

آزمون در این جا این است که طراحی سازمانی به توسعه استراتژی های جدید و سازگاری با تغییرات آینده کمک می کند.

در ادامه یک مطالعه موردی از سازمانی ارائه خواهیم داد که قادر به انطباق با یک محیط به سرعت در حال تغییر نبود و به فرآیندهای داخلی و نتیجه نهایی آن آسیب می رساند.

این پنج اصل تحت تأثیر عوامل مختلفی در محیط داخلی و خارجی سازمان قرار دارند.

قبلاً در مورد استراتژی صحبت کردیم. شرکت A که قبلاً ذکر شد، با هدف حفظ سهم بازار و بهینه سازی حاشیه سود خود بود.

این شرکت از

(1) تخصص بالاتر برای کاهش ناکارآمدی ها

(2) هماهنگی کمتر

(3 و 4) مسئولیت و کنترل بالاتر در سازمان 

(5) ساختار سازمانی سفت و سخت تر

بهره خواهد برد.

این پنج اصل، یک طراح سازمانی را قادر می‌سازد تا سازمان را با عوامل کلیدی مؤثر بر طراحی سازمان (دوباره) طراحی و همسو کند.

پنج عامل موثر بر طراحی سازمانی

پنج عامل وجود دارد که تأثیر زیادی بر طراحی سازمانی دارد. این عوامل عبارتند از:

1.استراتژی.
استراتژی اولویت های استراتژیک یک سازمان را دیکته می کند.
این مهم ترین عامل تأثیرگذار بر ساختار و طراحی سازمانی است.

2.محیط.
محیطی که یک شرکت در آن فعالیت می‌کند بر استراتژی آن تأثیر می‌گذارد، اما نحوه قرارگیری آن را نیز دیکته می‌کند.
در محیطی که به سرعت در حال تغییر است، سازمان باید برای انعطاف یا سازگاری بیشتر طراحی کند، در حالی که در یک محیط پایدار سازمان می تواند برای کارایی بهینه سازی کند.

3.فن آوری.
فناوری اطلاعات یک عامل کلیدی برای تصمیم گیری است.
وضعیت فناوری اطلاعات بر طراحی سازمانی نیز تأثیر می گذارد.
هنگامی که سیستم ها مستقر هستند و تصمیم گیری بر اساس داده ها است، ساختار و طراحی سازمانی - از جمله پتانسیل کنترل سلسله مراتبی - با سازمانی که بیشتر داده ها در برگه های اکسل سازماندهی نشده ذخیره می شود، متفاوت خواهد بود.

4.اندازه و چرخه زندگی.
اندازه و چرخه عمر سازمانی نیز بر ساختار و طراحی سازمان تأثیر می گذارد.
یک شرکت 20 نفری در مقایسه با یک شرکت 200000 نفری در طراحی، چالش های بسیار متفاوتی دارد.

5.فرهنگ.
فرهنگ سازمانی یکی دیگر از عناصر کلیدی است که بر ساختار و طراحی سازمانی تأثیر می گذارد - و برعکس، طراحی نیز بر فرهنگ تأثیر می گذارد.

زمانی که یک سازمان به گونه ای ساختاردهی و طراحی شود که با هدف آن مطابقت داشته باشد، اثربخشی سازمانی را به دنبال خواهد داشت.

اثربخشی سازمانی شامل به دست آوردن منابعی است که شرکت بر روی آنها رقابت می کند (یعنی شرکت قابلیت رقابت پذیری را دارد)، کارایی (یعنی بهینه سازی منابع مورد نیاز برای رسیدن به اهداف، به این معنی که یک فرآیند عملیاتی روان با اتلاف کم وجود دارد) و اثربخشی (یعنی. دستیابی به هدف استراتژیک).

در بخش بعدی به بررسی هر یک از این پنج عامل می پردازیم و چگونگی تأثیر این عوامل بر طراحی سازمانی را توضیح می دهیم:

1. استراتژی

استراتژی سازمانی مهم ترین نقطه شروع برای ساختار و طراحی سازمانی است.

مایکل  پورتر پیشنهاد کرد که سازمان ها می توانند از طریق هزینه کمتر یا از طریق توانایی ارائه محصولات و خدمات متمایز که دارای قیمت عالی هستند، رقابت کنند.



گام دوم این است که مشخص شود سازمان دارای دامنه محدود یا گسترده است.
این بدان معنا است که سازمان یا در بسیاری از بخش‌های مشتریان یا در بخش‌های خاص و انتخابی مشتریان رقابت می‌کند.

این منجر به چارچوب استراتژی‌های رقابتی پورتر شد که در آن چهار استراتژی رقابتی شناسایی می‌شوند: رهبری هزینه، تمرکز هزینه، تمایز و تمایز متمرکز.

استراتژی های مختلف طراحی سازمانی متفاوت را توجیه می کنند.
به عنوان مثال، یک شرکت نوشیدنی را در نظر بگیرید که نوشیدنی درجه یک می فروشد.

تمرکز در این جا یک بخش خاص از بازار است (مشتریان ثروتمند که نوشیدنی می نوشند) با استراتژی های تمایز شامل برندسازی قوی.

در این سازمان، تولید ممکن است یک واحد تجاری تخصصی باشد که بر یک چیز متمرکز شده است:
تولید یک محصول با تکنولوژیکی تخصصی.

در بخش تولید تخصص خاصی وجود دارد، اما نوآوری واقعی در تیم های تخصصی محصول اتفاق می افتد که در آن تحقیق و توسعه و بازاریابی در تماس دائمی با مشتریان برای توسعه ویژگی ها و محصولات جدید مورد نیاز بازار هستند.

به طور مشابه، فروش و بازاریابی واحدهای تجاری هستند. آنها دارای واحدهای پوششی مختلف، همکار و هماهنگ افقی در زیر خود هستند - به عنوان مثال. برندسازی و حمایت مالی، بازاریابی دیجیتال، روابط عمومی، ویدئو/چند رسانه ای.

این واحدها همکاری بالایی با یکدیگر دارند و دائماً با بازار در ارتباط هستند که منجر به هماهنگی بالایی می شود.
متخصصان مسئولیت بالایی دارند و اگرچه یک روش رسمی ثبت نام برای کمپین‌های بازاریابی وجود دارد، بسیاری از کمپین‌ها در تیم‌های پروژه غیرمتمرکز که متشکل از افرادی از چندین واحد با وظایف همپوشان هستند که اغلب با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، انجام می‌شود. زیرا بازار یک بازار خاص است که در آن بازاریابی باید به خوبی هماهنگ شود.

این را با یک استراتژی رهبری هزینه هدف کم هزینه و گسترده مقایسه کنید.
ما یک شرکت تولید صابون را به عنوان مثال در نظر می گیریم. آنها صدها صابون تولید می کنند - و اگرچه برخی از خطوط تولید خود را به فروشگاه های خرده فروشی بازاریابی و فروش می کنند، اما بیشتر صابون ها برای مارک های خارجی تولید می شوند.
در این حالت ساختار سازمانی به شدت کم رنگ شده است و انتظار نمی رود که تغییر کند.

وقتی این را در پنج اصل طراحی سازمانی اعمال می کنیم، به این ترتیب خواهد شد:
(1) تخصص بالا بین تولید و فروش،
(2) هماهنگی پایین مورد نیاز است،
(3 و 4) دانش و کنترل نسبتاً بالایی در سازمان وجود دارد و وجود دارد.
( 5) همکاری کمی بین بخش ها مورد نیاز است.

در واقع، هنگامی که یک خط تولید صابون جدید معرفی می شود، مشخصات به بخش تولید اعلام می شود و پس از چند بار آزمایش، شرکت قرار است آن صابون را برای سال های آینده تولید کند.

2. محیط زیست

محیط همچنین بر ساختار و طراحی سازمانی تأثیر می گذارد.

صنعت، مواد خام، بازار (کار)، تأثیرات (بین المللی) دولتی و اجتماعی فرهنگی، همگی طراحی مورد نیاز را به درجات مختلف شکل می دهند.

مهمترین عامل ثبات محیطی است. دو بعد وجود دارد که بر ثبات محیطی تأثیر می گذارد:

بعد ساده - پیچیده
این به میزان تأثیر عوامل خارجی بر سازمان و رقابت اشاره دارد.

این موارد برای شرکت‌های بزرگی مانند AT&T و British Telecom، که در آن‌ها همه عوامل ذکر شده قبلی بر روی آنها تأثیر می‌گذارند، چندگانه هستند.
در مقایسه، یک فروشگاه سخت افزاری خانوادگی در حومه شهر با پیچیدگی محیطی کم مواجه است.

بعد پایدار-ناپایدار.
این به عناصری در محیط اشاره دارد که پویا هستند.

برندهای مصرف کننده بزرگ مانند مک دونالد تحت تأثیر رسانه های آنلاین هستند.
آنها در پلتفرم هایی مانند توییتر، اینستاگرام و تیک تاک به شدت قابل مشاهده هستند و یک توییت یا پست وبلاگ می تواند به یک برند آسیب زیادی وارد کند.

از سوی دیگر، شرکت های خدمات عمومی برای مدت طولانی ثبات داشته اند.

از کتابخانه های عمومی ایالات متحده بین دهه 1970 و 2000 استفاده کنید.
این بودجه توسط شهر محلی، شهرستان، ایالت و دولت فدرال تامین شد.

یک محیط بسیار پایدار و مشابه فرآیندهای سازمانی استاندارد و غیر پویا را توجیه می کند.

به عنوان مثال می توان به تولید کنندگان صابون یا تولید کنندگان ظروف اشاره کرد.
از سوی دیگر، یک محیط بسیار ناپایدار و پیچیده، سازمان را ملزم به سازگاری دائمی می کند.

به عنوان مثال می توان به سازندگان تراشه و شرکت های هوافضا اشاره کرد.

3. فناوری

فناوری بر طراحی سازمانی تأثیر زیادی دارد. ما این را از طریق بحران کووید دیدیم که در آن بسیاری از شرکت‌ها بدون زحمت دیجیتالی شدند و برخی حتی دفاتر خود را بستند.

وردپرس، یک پلتفرم وبلاگ نویسی محبوب، دارای 100٪ نیروی کار از راه دور است.
این امر از طریق استفاده گسترده از فناوری و همکاری مبتنی بر فناوری امکان پذیر است.

فناوری اطلاعات همچنین سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا غیرمتمرکزتر شوند، هماهنگی افقی را از طریق شبکه‌های داخلی بهبود بخشند، و همکاری خارجی از طریق شبکه‌های خارجی امکان‌پذیر می‌شود.

در واقع، Slack، یکی از پرکاربردترین ابزارهای همکاری، به همکاران داخلی و خارجی اجازه می‌دهد تا از طریق کانال‌های مختلف داخلی و خارجی به یک تیم ملحق شوند و ارتباط سریع را ممکن می‌سازد.

4. اندازه و چرخه زندگی

اندازه عامل دیگری است که بر طراحی سازمانی تأثیر می گذارد.

سازمان های کوچک معمولاً پاسخگو، انعطاف پذیر، مسطح، ارگانیک و کارآفرین هستند.
سازمان‌های بزرگ از طریق کارآمدی ارزش ایجاد می‌کنند، دسترسی و برند جهانی دارند، بازار باثبات‌تری دارند و تأکید بیشتری بر مدیران دارند.

این منجر به انتخاب های مختلف طراحی سازمانی می شود.

با رشد سازمان ها، مراحل مختلف توسعه را پشت سر می گذارند.

دانستن این که یک سازمان در کدام مرحله است به تشخیص ناهماهنگی بین اهداف و استراتژی سازمان و ساختار سازمانی کمک می کند.
علاوه بر این، به شناسایی بحرانی که سازمان احتمالاً با آن مواجه است کمک می کند.