10 پیشنهاد کلیدی برای پیاده سازی موفق OKR در سازمان ها

چارچوب OKR ساده است، اما پیاده سازی آن می تواند زمان بر و پیچیده باشد. این امر نیاز به درک عمیق و شناخت از بهترین شیوه های OKR برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز و پذیرش گسترده آن در سطح سازمان دارد.

OKR به عنوان یک روش آزمایش شده و معتبر، توسط شرکت های مختلفی  از گوگل، لینکدین و توییتر گرفته تا شرکت های موفق کوچک و متوسط استفاده می شود.

در حالی که اجرای OKR اکنون از طریق اتوماسیون و با برنامه های نرم افزاری و راهنمایی کارشناسان OKR آسان تر شده است، به کار بردن برخی راهکارها می تواند منحنی پذیرش OKR در سازمان را تسریع نماید.

 

چرا اتخاذ راهکارهای به کارگیری OKR توصیه می شود؟

استفاده از راهکارهای به کارگیری OKR مهم است زیرا ساختار و جهت گیری واضحی را در طول اجرا به دست می دهد. برخی از دلایل اعمال این شیوه ها عبارتند از:

استفاده از روش‌های آزموده‌شده و معتبر برای اجرای موفقیت‌آمیز OKR. با استفاده از بهترین روش‌های OKR می‌توانید اطمینان حاصل کنید که فرآیندها، روش‌شناسی و رویکرد کلی برای پیاده‌سازی، دقیق و مرتبط با نیازهای کسب‌وکار شما هستند. استفاده از چارچوبی که آزمایش شده و نتایج موفقیت آمیزی داشته باشد، شانس شما را برای دستیابی به اهداف تان افزایش می دهد.

بهبود نرخ پذیرش OKR.  وقتی همه موفقیت و نتایج اجرای OKR را می بینند، تشویق می شوند تا به استفاده از این چارچوب ادامه دهند. شرکت هایی که از OKR ها با استفاده از روش شناسی دقیق استفاده می کنند، موفقیت زیادی در نتایج خود دیده اند.

اصلاح هدف گذاری با مشاوره و راهنمایی کارشناسان OKR. بررسی روند تعیین هدف توسط کارشناسان OKR راهی عالی برای اطمینان از این است که در مسیر درست موفقیت قرار دارید. استفاده از توصیه ها و راهنمایی های آنها می تواند به شما کمک کند تا اهداف خود را اصلاح کرده و آنها را مطابق با نیازهای تجاری خود تنظیم کنید.

ترکیب قدرت استراتژی و فناوری. استفاده از یک برنامه نرم افزاری OKR می تواند وظایف تنظیم، ردیابی و اندازه گیری OKR ها را خودکار کند. این به شما امکان می‌دهد روی مهم‌ترین جنبه چارچوب OKR تمرکز کنید.

 

اشتباهاتی که هنگام اجرای OKR باید از آنها اجتناب کرد: 

چابکی جوهره بقا در این محیط کسب و کاری مدرن است. یادگیری سریع از اشتباهات تنها راه پیشرفت و در نهایت موفقیت است.

هنگام اجرای OKR، یادگیری از اشتباهات خود می تواند زمان بر باشد. به همین دلیل مهم است که اشتباهات دیگران را مشاهده کرده و بدانید چگونه آنها را هنگام اجرای OKR انجام ندهید.

اشتباه اول: تنظیم OKR در سیلوها

روش OKR نیاز به همکاری و ارتباط دو طرفه دارد. هنگامی که یک رویکرد از بالا به پایین اتخاذ می شود کار نمی کند. جایی که اهداف سطح بالا بدون مشورت نهایی می شوند و به OKR های تیمی تبدیل می شوند، به بن بست خواهند خورد.

کار در سیلو اغلب منجر به تعیین اهداف غیرواقعی شده که ارتباط یا دستیابی به تیم ها را دشوار می کند و آن را به یک فرآیند بی انگیزه تبدیل می کند.

اشتباه دوم: عدم همسویی OKRهای تیم با اهداف شرکت

برخی از تیم ها OKR های جداگانه برای خود ایجاد می کنند و هماهنگی آنها با اهداف شرکت را نادیده می گیرند. در حالی که تیم ممکن است نتایج را بر اساس OKR های خود ارائه داده و در نهایت به بهبود عملکرد کلی کسب و کار منجر شود.

برای اطمینان از این که تیم ها و افراد در یک جهت حرکت می کنند، همسویی با اهداف کلی شرکت به کسب بهترین نتایج از اجرای OKR کمک می کند.

اشتباه سوم: نادیده گرفتن به روز رسانی پیشرفت در OKR

نداشتن بینش عملی در مورد پیشرفت اهداف و نتایج کلیدی، معمولاً منجر به کنار گذاشتن اهداف می شود. هنگامی که میزان پیشرفت تجزیه و تحلیل نمی شود، روشن نیست که آیا فرآیند OKR کار می کند یا نیاز به بهبود دارد. بنابراین به‌روزرسانی‌های مربوط به پیشرفت OKR باید از طریق جلسات هفتگی تیم و بررسی‌های فصلی بررسی شود.

اشتباه چهارم: تنظیم بیش از حد اهداف و نتایج کلیدی

اهداف بیش از حد می تواند تمرکز را کاهش دهد و منجر به عملکرد ضعیف شود. تیم‌های پرتعداد با دستیابی به بسیاری از اهداف و ارائه نتایج می‌توانند بر بهره‌وری و کارایی تأثیر بگذارند. در حالت ایده آل، می تواند بین 1 تا 4 OKR و 3 تا 7 نتیجه کلیدی در سطح شرکت وجود داشته باشد و تیم ها می توانند 1 هدف و 3 تا 5 نتیجه کلیدی داشته باشند.

10 پیشنهاد برای تسهیل پذیرش OKR در سازمان

1. زود شروع کنید. قبل از شروع هر فصل OKR ایجاد نمایید.

حداقل 2 تا 4 هفته قبل از شروع فصل OKR، به خصوص اهداف سطح شرکت ایجاد کنید. همچنین اطمینان حاصل نمایید که زمان کافی برای برنامه ریزی، بحث و بررسی و نهایی کردن OKR های تیم خود به اعضای تیم اختصاص داده شده است. به یاد داشته باشید که فعالیت ها و برنامه های هفتگی نیز باید برای پیشبرد پیشرفت نتایج کلیدی برنامه ریزی شوند. به این ترتیب زمانی که چرخه OKR شروع می شود، می توانید در مسیر خود باقی بمانید.

2. برقراری ارتباط، شفاف سازی و تعریف اهداف و اصطلاحات

تیم های رهبری باید با نهایی کردن حوزه های تمرکز کلیدی برای سه ماهه شروع کنند، که به ایجاد اهداف شرکت کمک می کند. آنها باید ارتباط برقرار کنند و درباره اینکه چرا اهداف برای تعیین مسیر برای بقیه شرکت مهم هستند بحث کنند. این وضوح و احساس هدف را برای همه فراهم می کند.

با استفاده از اهداف شرکت به عنوان یک راهنما، مدیران تیم باید ایده ها و بازخوردهای اعضای تیم را در مورد این که چگونه می توانند برای دستیابی به آنها کار کنند، دریافت نمایند. ارتباط دو طرفه به تیم ها اجازه می دهد اهداف سطح بالا و تعاریف اصطلاحاتی مانند موفقیت و رشد را روشن کنند.

داشتن بحث‌های مؤثر، اعضای تیم را قادر می‌سازد تا نقش‌های خود را در دستیابی به اهداف کلی تعریف کرده و برای یک فصی OKRهای گروهی ایجاد کنند.

سوق دادن تیم ها به بحث درباره اهداف شرکت نه تنها انگیزه دهنده است، بلکه تمرینی ضروری برای اعتبار بخشیدن به اهداف، ترویج تفکر نوآورانه و ایجاد ذهنیت هدف گذاری است.

3. OKRهای تیم را با اهداف شرکت هماهنگ کنید.

وقتی نوبت به برنامه ریزی OKR می رسد، طوفان فکری می تواند ایده های جدید زیادی را تولید کند. در حالی که این یک رویکرد خوب است، مهم است که اطمینان حاصل شود که آنها به اهداف شرکت متصل هستند. همسویی OKR، شرکت را در تمام سطوح متحد کرده و به همه کمک می کند تا اهداف کلی را به درستی درک کرده و در تحقق آنها مشارکت کنند.

4. با مراجعه به نمونه های OKR، آن را ایجاد کنید.

به طرق مختلفی OKR ها می توانند به اشتباه ایجاد شوند. به عنوان مثال بسیاری از افراد OKR ها را با معیارها و روش های دیگر مانند KPI و MBO اشتباه می گیرند. برای تجربه مزایای پیاده سازی، OKR ها باید به طور کامل نوشته شوند.

بهترین راه برای اطمینان از این که کار را درست انجام می دهید مراجعه به نمونه های OKR است که توسط کارشناسان ایجاد شده است.

5. برنامه های هفتگی را با تیم OKR هماهنگ کنید.

در حالی که استراتژی مهم است، اجرا تضمین می کند که پیشرفت در جهت دستیابی به نتایج کلیدی حاصل شده است. همسو کردن برنامه های هفتگی با تیم OKR به بهبود تعامل کارکنان کمک می کند. این به کارمندان اجازه می دهد تا OKR ها را در عمل ببینند و چگونه فعالیت های آنها به پیشرفت شرکت کمک می کند.

یک راه کارآمد برای نزدیک شدن به برنامه ریزی هفتگی استفاده از روش PPP است. این چارچوب گزارش وضعیت شامل جزئیات برنامه‌ها، پیشرفت‌ها و مشکلات هفتگی (PPP) است. این وظایف که به صورت هفتگی ایجاد می شود، برای مدیران قابل مشاهده است، که اطمینان حاصل می کنند که قعالیت ها و اهداف تیم با اهداف شرکت همسو هستند.

 

6. با بررسی های هفتگی تیم OKR در مسیر خود بمانید.

برای اطمینان از موفقیت آمیز بودن اجرای OKR، ارزیابی منظم مهم است. چک هفتگی OKR توصیه می شود زیرا به اعضای تیم اجازه می دهد تا در مورد پیشرفت فکر کرده و اولویت های هفته آینده را شناسایی کنند.

این جلسه در حالت ایده آل باید کوتاه بوده (15-20 دقیقه) و شامل یک دستور کار واضح برای ارائه و دریافت به روز رسانی وضعیت برای طرح های مختلف باشد. قبل از جلسه، اعضای تیم باید زمانی را برای در نظر گرفتن اهداف تیم اختصاص دهند و پیشرفت انجام شده در نتایج کلیدی را یادداشت کنند.

همچنین فرصتی عالی برای به دست آوردن بینش در مورد رضایت بخش بودن نتایج، مشکلاتی که باید به آنها پرداخته شود و چگونگی دستیابی به پیشرفت محسوب می شود.

7. در بررسی های ماهانه تیم پیشرفت را در نظر بگیرید.

برای اطمینان از این که همه در یک مسیر هستند، یک تمرین خوب این است که یک ارزیابی ماهانه ترتیب دهید تا بررسی کنید که آیا OKR های تیم در مسیر درست هستند یا خیر. این امر ضروری است زیرا به اعضای تیم اجازه می دهد تا فعالیت های خود را سازماندهی مجدد کرده و با تصویر بزرگ تر هماهنگ شوند.

قبل از این که یک بررسی ماهانه تیم برگزار شود، اعضای تیم باید زمانی را برای انعکاس و تجزیه و تحلیل برنامه ها، فعالیت ها، پیشرفت و نتایج خود از قبل اختصاص دهند. بینش‌ها و درس‌های آموخته‌شده از بررسی‌های ماهانه تیم را می‌توان در بررسی فصلی شرکت ثبت کرد و به اشتراک گذاشت.

8. با یک بررسی فصلی در سطح شرکت، دیدگاهی کامل به دست آورید.

بررسی های سه ماهه در سطح شرکت مهم است زیرا به همه اجازه می دهد تا پیشرفت را مشاهده کنند، بازخورد ارائه دهند و دریافت کنند، در مورد چالش ها بحث کنند و درس های آموخته شده را به اشتراک بگذارند.

پرسیدن سوالات درست و بحث در مورد پاسخ ها راه خوبی برای نگاه کردن به مسائل از زوایای مختلف و درک عمیق تر است. این جلسات بررسی فرصت خوبی برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد OKR تیم و شرکت، عوامل موفقیت، چالش‌ها و فرصت‌های جدید برای بهبود است.

9. با نرم افزار OKR تنظیم، ردیابی و خودکارسازی اهداف را انجام دهید.

هنگام استفاده از بهترین شیوه های OKR، امروزه اکثر شرکت ها فرآیند تعیین اهداف را با استفاده از نرم افزار OKR خودکار می کنند.

ایجاد OKRهای خوب زمان بر است و نیاز به تلاش برای اتخاذ یک رویکرد استراتژیک برای تعریف اهداف دارد. به جای تمرکز تلاش خود بر روی پیاده سازی، استفاده از یک برنامه نرم افزاری قابل اعتماد OKR می تواند به شما در صرفه جویی در زمان و گرفتن نتایج بهتر از پذیرش OKR کمک کند.

با خودکار کردن وظایفی مانند به روز رسانی، ردیابی، تراز و یکپارچه سازی، یک برنامه نرم افزاری ایده آل می تواند به حفظ تمرکز بر ایجاد اهداف مرتبط کمک کند. این رویکرد یک راه عالی برای ایجاد یک ذهنیت هدف گذاری در سراسر شرکت است.

10. با برنامه ریزی OKR های سه ماهه بعدی یک قدم جلوتر بمانید.

برنامه ریزی OKR های سه ماهه بعدی خود 2 تا 4 هفته قبل از شروع، یک راه عالی برای جلوتر ماندن و اطمینان از اجرای موفقیت آمیز آن است. بینش بررسی‌های ماهانه تیم و بررسی‌های فصلی شرکت می‌تواند نقطه شروع خوبی باشد.

هنگام برنامه ریزی OKR های سه ماهه بعدی، درس های آموخته شده از سه ماهه گذشته را در نظر بگیرید، مشخص کنید چه چیزی موثر بوده، چه چیزی را می توان بهبود بخشید، و چالش هایی را که باید برطرف کرد.

ایجاد OKR های استراتژیک که نتایج بهینه را ارائه می دهند، ماهیت چارچوب OKR است. بدون اتخاذ فرآیند صحیح می‌تواند به هر روش هدف‌گذاری دیگری تبدیل شود و منجر به نرخ پذیرش پایین‌تر شود.

راز اجرای موفقیت آمیز OKR ها

پیاده سازی OKR ها یک راه حل یکباره نیست. برای نوشتن OKRهای خوب، انگیزه برای فداکاری، توسعه فرهنگ تعیین هدف و ابزار OKR برای صرفه جویی در زمان از طریق اتوماسیون و نیز به تخصص نیاز است.

به برخی از این سوالات نگاهی بیندازید که پاسخ به آنها می تواند به شما در رمزگشایی فرمول موفقیت اجرای OKR کمک کند:

تخصص و دانش

- آیا هدف و نحوه نوشتن OKR های خوب را درک می کنید؟

- آیا از روند تنظیم OKR های هفتگی، ماهانه و سه ماهه اطلاع دارید؟

- آیا همه افراد شرکت در مورد نقش و مسئولیت خود در فرآیند OKR روشن هستند؟

انگیزه و فداکاری

- آیا همه می دانند که چرا از OKR استفاده می کنند؟

- آیا همه افراد شرکت متعهد به استفاده از بهترین شیوه های OKR هستند؟

- آیا مزایای استفاده از OKR برای ایجاد انگیزه در کارکنان برای استفاده از OKR به وضوح توضیح داده شده است؟

ذهنیت و فرهنگ هدف گذاری

- چگونه می خواهید یک ذهنیت هدف گذاری را در سراسر شرکت توسعه دهید؟

- آیا OKR ها برای همه قابل مشاهده هستند تا شفافیت و تعامل ایجاد کنند؟

- آیا فرهنگ اعتماد برای ایجاد فضای نوآوری و رشد وجود دارد؟

فناوری و استراتژی

- آیا از ابزارهای OKR برای بالا بردن روند هدف گذاری خود استفاده می کنید؟

- آیا وظایف تنظیم، ردیابی، اندازه گیری و گزارش را خودکار می کنید تا تمرکز بر استراتژی OKR باقی بماند؟

- آیا می دانید چگونه یک برنامه نرم افزاری OKR می تواند اجرای موفقیت آمیز OKR را تضمین کند؟

پشتکار جواب می دهد! بهترین شیوه های OKR را در طول زمان توسعه دهید.

بهترین راه برای نزدیک شدن به چارچوب تعیین هدف OKR این است که بهترین شیوه های خود را در طول زمان توسعه دهید. بر اساس نیازهای کسب و کاری، ساختار شرکت و اهداف خود، در نهایت می توانید یک روش OKR ایجاد کنید که امکان ارائه بهترین نتایج را دارد.

به یاد داشته باشید که تعیین اهداف می تواند برای اجرا چالش برانگیز باشد، زیرا همه برای تغییر آماده نیستند. اما اگر واقعاً می خواهید کسب و کار خود را توسعه دهید، باید زمان و تلاش خود را برای اجرای OKR ها صرف کنید.

منبع:  weekdone.com